Schulball mit dem Elternverein – so klappt es

Klare Zuständigkeiten von Anfang an – kein Stress, kein Streit ums Geld.

Bei vielen Schulbällen ist der Elternverein als offizieller Veranstalter eingebunden – aus rechtlichen oder finanziellen Gründen. Das kann gut funktionieren oder zur Belastung werden. Der Unterschied liegt in klaren Absprachen – und einem transparenten Werkzeug für alle.

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Statistik-Dashboard – Verkäufe und Einnahmen für Ballkomitee und Elternverein transparent

Typische Rollenverteilung

Das Ballkomitee (Schülerinnen & Schüler)

  • Kreative Leitung: Motto, Deko, Programm, Werbung
  • Ticketlink bewerben und Verkauf beobachten
  • Team am Ball koordinieren: Einlass, Garderobe, Helfer

Der Elternverein

  • Verträge unterschreiben (Location, Dienstleister)
  • Vereinskonto als Zahlungsempfänger
  • Budget genehmigen und Ausgaben kontrollieren
  • Veranstalterhaftpflicht organisieren

So löst ticket4you die typischen Konflikte

Problem: „Wir wissen nicht wie viel verkauft wurde."
Lösung: Der Elternverein bekommt einen eigenen Zugang (Assistenten-Rolle) und sieht alle Verkaufszahlen und Einnahmen in Echtzeit – ohne dass das Ballkomitee etwas freigeben muss.

Problem: „Wir vertrauen nicht, dass alles korrekt abgerechnet wird."
Lösung: Jede Buchung ist in ticket4you dokumentiert – Name, Betrag, Zeitpunkt, Kategorie. Export als Excel für die Vereinsbuchhaltung. Keine Möglichkeit etwas zu verstecken.

Problem: „Das Geld muss auf das Vereinskonto."
Lösung: In ticket4you hinterlegst du das Bankkonto des Elternvereins. Alle Einnahmen fließen direkt dorthin.

Rollen in ticket4youPLUS

  • Eventmanager: Vollzugriff – für die Leitung des Ballkomitees
  • Assistent: Kann Verkäufe und Einnahmen einsehen, keine Einstellungen ändern – ideal für den Elternverein
  • Einlass: Nur QR-Code scannen – für alle Helfer am Ball

Checkliste für Ballkomitee & Elternverein

  1. Gemeinsames Kick-off-Meeting: Rollen, Budget, Zuständigkeiten klären
  2. Veranstalter-Konto anlegen (Bankkonto des Elternvereins hinterlegen)
  3. Assistenten-Zugang für Elternverein-Vertreter einrichten
  4. Regelmäßige kurze Updates (alle 2 Wochen)
  5. Nach dem Ball: gemeinsame Abrechnung mit ticket4you-Export

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